เพื่อให้เกิดความเข้าใจมากขึ้น
จากการฝึกอบรมหลักสูตรการตีความข้อกำหนด ISO 9001:2008 และ
การตรวจติดตามภายใน จึงขอเสนอข้อมูลเชิงวิชาการเพิ่มเติม
และจากการที่มีการใช้คำ
“เอกสาร” และ “บันทึก” ที่ทำให้เกิดความสับสน และเกิดความผิดพลาดในการสื่อสารอยู่บ่อยๆ
บางคนก็ไม่ได้ระวังคำพูด พูดว่าเอกสารตลอดทั้งที่ความจริงคือบันทึก
แล้วสื่อสารกับคนที่พิถีพิถันในการใช้คำที่ถูกต้อง เขาก็ต้องเข้าใจผิดแน่นอน
จาก ISO 9000:2005 ข้อ 3.7.2 และ 3.7.6 ให้ความหมายไว้ดังนี้
เอกสาร (Document): สารสนเทศ และสื่อที่สนับสนุนเอกสารนี้
เช่น บันทึก,
สเป็ค, ระเบียบปฏิบัติที่เป็นเอกสาร, แบบ, รายงาน, มาตรฐาน
บันทึก (Record):
เอกสารหลักฐานที่ระบุผลสำเร็จหรือสิ่งที่ได้จากกิจกรรมที่ดำเนินการ
จากข้อความเหล่านี้
ดูเหมือนไม่ได้ช่วยให้เข้าใจอะไรได้มากนัก
เคยพบคำอธิบายที่จำไม่ได้แล้วว่าต้นตอมาจากไหน เขาบอกว่าเอกสารและบันทึกมีความแตกต่างกันใน
3 ประเด็นดังนี้
1.
วัตถุประสงค์: เอกสารมีไว้ให้ปฏิบัติตาม
ส่วนบันทึกมีไว้เป็นหลักฐานของผลที่ได้จากการปฏิบัตินั้น
2.
การเกิด: เอกสารเกิดก่อนกิจกรรม
ส่วนบันทึกเกิดหลักงกิจกรรม
3.
การแก้ไข: เอกสารแก้ไขได้ตลอดเวลา
(ต้องปฏิบัติตามวันที่ที่มีผลบังคับใช้) ส่วนบันทึกไม่สามารถแก้ไขได้
(เพราะบันทึกตามผลที่เกิดขึ้น เป็นความจริงที่เกิดขึ้น – จะแก้ได้ยังไง)
หลังอธิบายแล้วเขาก็มักถามว่า
แล้วแบบฟอร์มเป็นเอกสารหรือบันทึก คำตอบก็คือเป็นเอกสาร
เพราะเป็นสิ่งที่เตรียมไว้ให้บันทึก แบบฟอร์ที่ใส่ข้อมูลแล้วก็ถือว่าเป็นบันทึก
จริงๆ แล้ว
บันทึกก็เป็นเอกสารชนิดหนึ่ง แต่ถือเป็นเอกสารพิเศษ เพราะแปลงสภาพได้
ตอนเกิดเป็นบันทึก เช่น แผนการตรวจติดตามภายใน แต่เมื่อแจกจ่ายไปแล้ว
ผู้เกี่ยวข้องต้องปฏิบัติตาม มันก็กลายสภาพเป็นเอกสารนะ แต่สุดท้ายมันก็จะกลับกลายมาเป็นบันทึกอยู่ดี
ประเด็นความแตกต่างที่สำคัญของเอกสารและบันทึกก็คือ
ต่างก็มีข้อกำหนดเฉพาะของตัวเอง และความแตกต่างอีกอย่างหนึ่งในข้อกำหนด ISO 9001:2008 ข้อ 4.2.3 และ 4.2.4 ก็คือ มีการกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บบันทึก
แต่ไม่ได้กำหนดอายุการจัดเก็บเอกสารไว้
ทีนี้มาดูการแบ่งประเภทหรือระดับของเอกสารกัน
ภาพข้างล่างนี้ ได้ปรับปรุงให้สอดคล้องกับ NL แล้วนะครับ
ทีนี้ก็มาเกิดความสับสนตามมาอีกว่า
QM, QP,
WI, SD มันแตกต่างกันยังไง (เฮ้อ!!
มีเรื่องให้ต้องค้นคว้ามากเลย... เอาจากหนังสือ “กลเม็ดเคล็ดลับการตรวจประเมิน”
ที่จัดพิมพ์โดย สสท. ก็แล้วกัน)
Quality Manual: คู่มือคุณภาพ เป็นเอกสารอธิบายภาพรวมของระบบบริหารคุณภาพขององค์กรตามมาตรฐานที่ขอการรับรอง
เช่น เพื่ออธิบายว่าองค์กรมีการประยุกต์ใช้ข้อกำหนด ISO 9001:2008 อย่างไร
Procedure หรือ Quality Procedure: ระเบียบปฏิบัติงาน
เป็นเอกสารระดับรองลงมา ซึ่งจะอธิบายถึงขั้นตอนการทำงานหลักของหน่วยงาน เช่น
ระเบียบปฏิบัติงานเรื่องการจัดซื้อจัดจ้าง, การควบคุมเอกสารและบันทึก,
การเคลียร์แบบ, การบริหารโครงการก่อสร้าง ฯลฯ
Work Instruction: วิธีปฏิบัติงาน
เป็นเอกสารที่แสดงถึงวิธีการทำงานเฉพาะขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง
ซึ่งหากเขียนลงในระเบียบปฏิบัติงานแล้ว จะทำให้ระเบียบปฏิบัติงานยาวเกินไป
(ฉะนั้นหากไม่ทำให้ยาว ก็เขียนไว้ในระเบียบปฏิบัติงานก็ได้
จะได้ไม่ต้องขึ้นทะเบียนเอกสารอีก 1 ฉบับ และลดความสูญเปล่าในการค้นหาด้วย) เช่น การจัดทำสัญญาและใบสั่งจ้างในระบบ
Business
Plus, การตรวจสอบคุณภาพเหล็กเส้นก่อนรับเข้าคลัง, การตรวจสอบงานคอนกรีต
เป็นต้น
Support Document: เอกสารสนับสนุน เป็นเอกสารที่ไม่มีการกำหนดรูปแบบตายตัว
องค์กรอาจจัดทำขึ้นมาเอง หรืออาจรับมาจากหน่วยงานภายนอก
เพื่อช่วยให้มีการควบคุมการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ เช่น
ข้อมูลความปลอดภัยของสารเคมี (MSDS: Material Safety Data Sheet),
คู่มือเครื่องจักร, มาตรฐาน ASTM, มาตรฐาน ASME, มาตรฐาน ISO 9001:2008 เป็นต้น
Form: แบบฟอร์ม
เป็นเอกสารที่จัดเตรียมเป็นรูปแบบไว้ให้เพื่อบันทึกผลการดำเนินกิจกรรมต่างๆ
ซึ่งอาจจัดพิมพ์เป็นแบบฟอร์มไว้ หรือจัดทำเป็นสมุดบันทึกไว้ก็ได้
ปรกติแล้วในระเบียบปฏิบัติงาน, วิธีการปฏิบัติงาน, IT Method ฯลฯ
จะมีการอ้างอิงไว้ว่าให้ใช้แบบฟอร์มใดเพื่อบันทึกผลของกิจกรรม
Record: บันทึก เป็นเอกสาร (อีกอย่างหนึ่ง)
ที่แสดงว่าได้มีการดำเนินการหรือปฏิบัติตามขั้นตอนในระเบียบปฏิบัติงาน
หรือวิธีปฏิบัติงานที่กำหนดขึ้น เช่น AVL (Approved Vendor List – บัญชีผู้ขายที่ได้รับการอนุมัติ),
รายงานการตรวจสอบเพื่อส่งมอบงาน, รายงานการตรวจเยี่ยมหน่วยงาน, รายงานผลการปฏิบัติงานประจำวัน
เป็นต้น
ความเกี่ยวโยงของเอกสารและบันทึกในระบบบริหารคุณภาพ
แสดงดังภาพข้างล่างนี้ ซึ่งจะเห็นว่าทุกสิ่งทุกอย่างเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันทั้งสิ้น
ไม่มีเอกสาร แบบฟอร์ม หรือบันทึกฉบับใดที่จะเกิดขึ้นมาลอยๆ ไม่มีใครเขาอ้างอิงถึง
(หากมีก็ถือว่าผิดปรกติแน่นอน)
ในขณะเดียวกัน
เอกสารก็ยังแบ่งเป็นเอกสารควบคุมและเอกสารไม่ควบคุม
รวมทั้งมีการสำเนาแบบควบคุมและไม่ควบคุมด้วย รายละเอียดทั้งหมดนี้ ได้กล่าวไว้ในระเบียบปฏิบัติงานเรื่องการควบคุมเอกสารและบันทึกไว้อย่างครบถ้วนแล้ว
หมายเหตุ
เบื่อที่จะอ่านหรือเปล่า
จริงๆ แล้วการค้นคว้าหาข้อเท็จจริงที่ได้ผลก็คือการอ่าน อ่าน และอ่าน
หากเราใช้วิธีการสอบถามเอา ก็เป็นที่น่าสงสัยว่า คนตอบนั้นตอบตามหลักการ ทฤษฎี หรือความคิดเห็นส่วนตัว
แต่ก็แน่นอนว่าเมื่อสงสัยก็ต้องถาม
เพียงแต่ว่าเมื่อได้รับคำตอบแล้วต้องเชื่อ 100% หรือไม่
แม้แต่บทความนี้ก็เชื่อได้ 100% กระนั้นหรือ
ก็เป็นหน้าที่ที่จะต้องค้นฟ้าคว้าดาวกันแล้ว
ดังนั้น
บทความนี้ก็เป็นเพียงบทความหนึ่ง หากผู้ใดสามารถค้นคว้าได้เรื่องราวที่แตกต่างกันออกไป
ก็น่าที่จะมาแบ่งปัน มาวิพากษ์วิจารณ์กัน เพื่อให้ได้ข้อสรุปที่ดีกว่า
หรือกลายเป็นทฤษฎีใหม่ ก็เป็นเรื่องที่ท้าทาย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น